La gestion de séance est une fonctionnalité centrale de Tontine.Plus. car elle vous permet de menée a bien vos séances de réunion.
L’accès au menu de gestion de séance se fait depuis l’onglet « Plus » de la page d’accueil de l’association.
Vous n’avez qu’a cliquez sur le bouton « Séance » vous serez alors rediriger vers la page de sélection de séance.
La liste des Assemblée Générale est présenter avec les etats qui sont les pastilles de couleur.
Accéder a la page de gestion de séance en cliquant sur l’assemble générale en cour (celle avec la pastille Orange).
En fonction de votre Rôle (Administrateur, Secrétaire …) dans l’association, la Gestion de séance sur l’application mobile pourras vous offrir des paramètres supplémentaires ou pas.
Lorsque vous Sélectionner une séance en cour vous devez créer un rapport de séance et le formulaire est assez simple a remplir.
Une fois le formulaire bien remplir cliquez sur le bouton « Suivant » pour valider la création du Rapport de séance.
NB : En cochant la check box « Généré le lien pour la vidéo Conférence » un lien pour la vidéoconférence sera généré pour que l’association puisez faire une réunion avec des membres à distance.
Pour mettre a jour le rapport de séance il vous suffit de cliquez sur le bouton « Editer » le formulaire de création du rapport pré-remplit s’affiche alors.
Une fois toutes vos modifications effectuer, cliquez sur le bouton « Suivant » pour les enregistrés.
Quand vous vous connectez a une séance en cour en tant que admin vous êtes par défaut sur l’onglet Paramètre, Cliquez sur l’onglet finance pour vous rendre sur la page de gestion de séance en mode finance.
Sur cette page est une sorte de Hub centrale vous avez accès directe aux différentes parties de la gestion de séance en mode Finance.
Premier bouton du Hub centrale de gestion de séance en mode finance, ici vous avez toutes les opérations en entente dans le système qui n’ont pas encore été validées par l’un des Administrateur de l’association.
Pour valider une opération en attente il vous suffit de cliquez sur l’opération en question, une fenêtre s’ouvre ou vous avez les détails concernant cette opération.
Sur cette fenêtre vous pouvez cliquez sur le bouton « Valider » pour approuver l’opération ou bien sur le bouton « Rejeter » pour désapprouver (rejeter) l’opération.
Second bouton du Hub centrale de gestion de séance en mode finance, ici vous avez toutes les Réalisations financière totale regrouper par membre.
Pour chaque membre nous avons un etat representer par lapastille de couleur
Il est tres simple d’effectuer un versement en seance, il suffit de clique sur le bouton avec une icone en forme de main.
Une fois ceci fait un formulaire pré remplit s’affiche il vous suffit alors soit:
Troisième bouton du Hub centrale de gestion de séance en mode finance, ici vous avez toutes a la liste des bénéficières d’une tontine pour les tontines a part fixe (tontine où le montant que l’on bouffe est connu a l’avance ainsi que la personne qui bouffe et ne change pas). Puis sur la seconde partie de la page il y’a la liste des lots tontine pour les tontine a part variable (les tontine ou la part varie en fonction du montant cotisée par chaque membre ).
Quatrième bouton du Hub centrale de gestion de séance en mode finance, ici vous avez toutes a la liste des crédit en cour de remboursement ou en attente de validation.
Avec pour chaque crédit une pastille pour spécifier l’état du crédit
Les demandes de crédit en attente dans le système peuvent être valider ou rejeter. pour ce fait il faut cliquez sur le bouton avec une icone en forme de main.
Une fenêtre s’ouvre ou vous pouvez valider une demande de crédit en cliquant sur le bouton « Valider » ou rejeter en cliquant sur le bouton « Rejeter »
Comme pour la demande de crédit il y’a un bouton « Aperçu des règlements » pour voir les échéances de règlement du crédit.
Les décaissements (Sortie d’argent de la caisse de l’association vers celle des membres) sont le plus important lors de la tenu d’une séance c’est dans cet ‘optique que l’interface est autant simple ou vous avez sur la partie supérieur de l’écran la liste des décaissements et en bas la liste des avoir a paye (ce sont les dette que l’association a envers les membres).
Pour effectuer un décaissement il suffit de cliquez sur le bouton avec une icone en forme de main qui reçois un bien.
Une fenêtre avec un formulaire pré remplit va s’ouvrir où vous pourriez effectuer des modifications si nécessaire puis cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder et fermer la fenêtre ou sur le bouton « Enregistrer et continuer » pour sauvegarder et continuer avec le décaissement du membre suivant (s’il y en a encore dans la liste) sans ferme la fenêtre.
Pour effectuer un payement d’avoir il suffit de cliquez sur le bouton avec une icone de main qui donne un bien.
Une fenêtre va s’ouvrir avec un formulaire pré remplit où vous allez pouvoir effectuer des modification au cas ou il n y’a pas assez de fond en caisse pour satisfaire le membre en question. Une fois que vous avez finis cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder et fermer la fenêtre ou sur le bouton « Enregistrer et continuer » pour sauvegarder et continuer avec le payement d’avoir du membre suivant (s’il y en a encore dans la liste) sans ferme la fenêtre.
La page de trésorerie est plutôt simple et contient le solde pour chaque activité. elle vous permet d’avoir un œil sur les finances de toutes les activités ainsi que le total en caisse.
Une fois que vous avez effectuez toutes les actions ci dessus vous pouvez clôturer la séance pour générer le rapport de séance qui sera visible dans la section Document. Il vous suffit simplement de cliquez sur le bouton « Clôturer Séance ».
La séance va se clôturer automatiquement vous serez rediriger vers la page de visualisation du rapport de séance qui vient d’être généré.
Quand on se connecte a une séance en tant que secrétaire on est rediriger vers une page similaire a celle-ci
Une fois sur la page de gestion de séance en tant que secrétaire vous avez plusieurs action a votre disposition parmi lesquelles ajouter un nouvelle. Pour ce fait vous pouvez cliquez sur le bouton « + » vous avez plusieurs option parmi lesquelles Ajouter une Nouvelle.
Apres avoir cliquez sur ce bouton la page de création d’une nouvelle s’ouvre et nous pouvez suivre le processus de création d’une nouvelle.
Dans la partie présence vous avez la liste de membre qui sont par défaut présent a moins qu’ils n’aient signalez leurs absence au préalable dans l’onglet Calendrier du menu d’accueil de l’association.
Pour modifier la présence d’un membre cliquez sur le nom de ce membre une fenêtre s’ouvre ou vous pouvez modifier l’état de ça présence.
Toutes association dispose d’un règlement intérieur et une infraction a ce dernier expose le contrevenant a une sanction. Dans Tontine.Plus il est possible d’appliquer des sanction en cas d’obstruction au règlement pour ce fait il suffit de cliquez sur le bouton « + » une fois le menu ouvert cliquez sur le bouton « Ajouter une Sanction ».
Une fenêtre s’ouvre ou vous pouvez sélectionner un motif de sanction ainsi que le montant si celui prédéfinit n’est pas approprier.
Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour enregistrer la sanction.
En plus des sections definit par defaut telque les nouvelles, les presences et les sanctions, le secretaire a la posibilité d’ajouter des sections personnaliser au rapport de seance.
Pour ajouter une section a un rapport il suffit de cliquez sur le bouton « + » une fois que le menu est ouvert, cliquez sur le bouton « Ajouter une Section ».
Une fenêtre s’ouvre ou vous pouvez entrez le titre et le contenu de la nouvelle section du rapport.
Ensuite cliquez sur le bouton « Ajouter » pour valider l’ajout de la section au rapport.
